På første bestyrelsesmøde efter en generalforsamling konstituerer bestyrelsen sig med et forretningsudvalg, bestående af Formand, næstformand og kasserer, der varetager den daglige drift/ledelse, samt beslutter akutte opståede problemer, hvorefter den øvrige bestyrelse orienteres. Øvrige tiltag/forslag undersøges og fremlægges for bestyrelsen.
Derudover kan nedsættes øvrige udvalg efter behov.
Herlufmagle-hallens bestyrelse afholder mindst 8 bestyrelsesmøder om året.
Tidspunktet for møderne lægges så regnskabsbalancer/økonomioversigter for kalendermåneden før, kan behandles. Dagsorden med bilag skal være bestyrelsesmedlemmerne i hænde senest 4 dage før mødets afholdelse.
Derudover kan formanden, eller mindst 4 bestyrelsesmedlemmer, indkalde til bestyrelsesmøde efter behov.
Formanden er automatisk mødeleder, og har ansvaret for at bestyrelsesmøderne afvikles i henhold til den udsendte dagsorden, samt at hvert punkt bliver færdigbehandlet inden et ny emne tages op til drøftelse.
Alle fremlagte sager på et bestyrelsesmøde, skal så vidt det er muligt, færdigbehandles på det møde, hvor de er fremlagt.
Der udfærdiges et beslutningsreferat af sekretæren over hvert møde. Dette referat sendes rundt til hvert enkelt medlem af bestyrelsen inden 8 dage efter mødets afholdelse.
Forslag fra udvalg eller andre, skal være formanden i hænde senest 8 dage før afholdelsen af det bestyrelsesmøde, hvor de ønskes behandlet.
Dagsordenen ved ordinære bestyrelsesmøder, skal mindst indeholde følgende faste punkter: